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Inzwischen gibt es einige Lieferanten, allen voran die Bäko, die den kundenbezogenen Ordersatz, also eine Liste der im letzten Jahr gekauften Artikel, im elektronischen Format zur Verfügung stellt. Diese können teilweise direkt ins Programm eingelesen werden, stehen als Download im Internet zur Verfügung oder sind bei Ihrem Lieferanten als csv-Datei zu bekommen.
Ein Teil der BÄKOs ist über die Software der Firma GEWIS mit einem Online-Shopsystem ausgestattet. Dieses ermöglicht dem bro:Tplus-Nutzer das direkte importieren des KBO's. Wählen Sie einfach im Aufklappfeld Bäkoshop Ihre Bäko-Niederlassung aus und geben Sie dann in die Felder daneben Nutzernamen und Passwort ein. Diese erhalten Sie auf Nachfrage bei der Bäko. Nun müssen Sie nur noch die Schaltfläche „Import starten“ anklicken und die Daten werden automatisch eingelesen.
Aus lokal gespeicherter csv-Datei
Sollten Sie die Daten als csv-Datei vorliegen und auf Ihrem Computer gespeichert haben, funktioniert der Import, indem Sie diesen Punkt durch Anklicken auswählen. Suchen Sie dann über die Durchsuchen-Schaltfläche (die mit den 3 Punkten) die entsprechende Datei auf Ihrem PC aus. Je nach Art der csv-Datei haben Sie nun zwei Möglichkeiten.
Über standardisierte Schnittstelle
Falls die csv-Datei einem Muster entspricht, welches bro:Tplus kennt, gestaltet sich der Import der Daten unproblematisch. Wählen Sie einfach die Art der Schnittstelle im entsprechenden Aufklappfeld aus und klicken dann „Import starten“. Im folgenden Beispiel wird der Import eines Bäko-Ordersatzes gezeigt.
Sollte der KBO im csv-Format vorliegen, jedoch keinem Standard entsprechen, können Sie sich den Import nach Ihren Wünschen zusammensetzen. Wählen Sie hierzu den Punkt „Flexibler Import“ und klicken Sie dann die Schaltfläche „Datei einlesen“ an.
Nun sehen Sie im Datengitter, sofern ein einlesen möglich war, etliche Einträge. Überprüfen Sie nun bitte, in welcher Zeile der erste sinnvolle Datensatz steht und korrigieren sie gegebenenfalls mit dem Feld „Import ab Zeile“. Somit können Sie verhindern das Überschriften mit importiert werden und somit fehlerhafte Datensätze entstehen.
Nun müssen Sie noch jeder benötigten Spalte eine Zuweisung geben. Dies geschieht durch die gelben Aufklappfelder in der ersten Zeile. Die folgenden Spalten müssen zugewiesen werden:
Nummer: Die Nummer des Lieferantenartikels
Bezeichnung: Die Bezeichnung des Lieferantenartikels
Preis: Den Listenpreis
Preiseinheitenfaktor: Der Faktor, durch den der Listenpreis geteilt wird um den Preis je Einheit zu erhalten
Basiseinheit: Wählen Sie hierfür die Spalte aus, die die Einheiten, also kg. Ltr, St., etc. enthält.
Nun müssen Sie nur noch im Feld „Zuordnung kg“ den Wert auswählen, welcher für die Einheit „kg“ steht und im Feld „Zuordnung ltr“ den Wert, der Liter repräsentiert. Falls es keine Liter-Zuordnung geben sollte, wählen Sie einfach „----“ aus.
Und nun können Sie die Schaltfläche „Import starten“ anklicken.
Preisänderungen
Damit Sie einen Überblick über die Veränderungen der Lieferantenartikelpreise behalten, bietet Ihnen die Software an, eine Datei mit den „alten“ (vor dem Einlesen) und den „neuen“ (nach dem Einlesen) Preisen zu speichern, welche Sie zum Vergleichen nutzen können. Wählen Sie, falls Sie diese Übersicht möchten, einfach aus, in welchem Ordner diese csv-Datei abgelegt werden soll. Die Datei können Sie übrigens mit jedem gängigen Kalkulationsprogramm (z.B. Excel) öffnen und dann am sinnvollsten gerade nach der Spalte mit den prozentualen Veränderungen sortieren.